Was Sie bei der Ausstellung und Aufbewahrung

von Rechnungen beachten müssen

Durch das Gesetz zur Bekämpfung der Schwarzarbeit sind Ihre Pflichten zur Rechnungsstellung weiter ausgedehnt worden. Nach § 14 Abs. 2 UStG müssen Sie bei der Rechnungserstellung seit dem 1. August 2004 Folgendes beachten:

• Führen Sie Werklieferungen oder sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an Privatpersonen aus, müssen Sie Ihre Rechnung innerhalb von sechs Monaten aussstellen.
• Bei anderen Leistungen an Privatpersonen (bzw. an Unternehmer für deren Privatbereich) sind Sie berechtigt, aber nicht verpflichtet, eine Rechnung auszustellen.
• Bei Leistungen, die Sie an einen anderen Unernehmer für dessen Unternehmen ausführen, sind Sie - unabhängig von der Art der Leistung - verpflichtet, eine Rechnung auszustellen.

Die Formulierung "im Zusammenhang mit einem Grundstück" ist wenig konkret und im Gesetz nicht erläutert. Konsequenz ist, wie es leider mehrfach in letzter Zeit bei gesetzlichen Neuregelungen vorgekommen ist, dass die Finanzverwaltung gezwungen ist darzulegen, wie das Gesetz - teilweise sogar entgegen seinem Wortlaut - anzuwenden ist.

Die Erläuterungen, wie § 14 Abs. 2 UStG anzuwenden ist, ergeben sich aus dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 24.11.2004 (Az. IV A 5 - S 7280 -21/04; IV A5 - S 7295 - 1/04). Danach müssen Sie Folgendes beachten:

• Die Verpflichtung, Rechnungen über Werklieferungen und sonstige Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken innerhalb von sechs Monaten auszustellen, gilt für alle Unternehmer, also auch für Kleinunternehmer.
• Die Verpflichtung besteht immer, auch wenn der Empfänger nicht Eigentümer, sondern nur Mieter des Grundstücks ist.
• Die Rechnung ist innerhalb von sechs Monaten auszustellen, nachdem Sie die Werklieferung oder sonstige Leistung ausgeführt (also beendet) haben. Haben Sie bereits vorher das Entgelt oder einen Teil des Entgelts erhalten, müssen Sie die Rechnung innerhalb von sechs Monaten ausstellen, nachdem Sie die Zahlung erhalten haben.
• Ihre Rechnung muss alle Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG enthalten. An Kleinbetragsrechnungen bis 100 € werden geringere Anforderungen gestellt.
• Ihre Rechnungen über Werklieferungen und sonstige Leistungen an Privatpersonen im Zusammenhang mit Grundstücken müssen den Vermerk enthalten, dass der Empfänger verpflichtet ist, "die Rechnung zusammen mit seinem Zahlungsbeleg nach Ablauf des Abrechnungsjahres insgesamt zwei Jahre aufzubewahren".
• Der Vermerk über die Aufbewahrungspflicht ist bei Kleinbetragsrechnungen nicht erforderlich.
• Wenn sie vorsätzlich oder leichtfertig gegen Ihre Verpflichtung verstoßen, die Rechnung innerhalb von sechs Monaten zu erstellen, begehen Sie eine Ordnungswidrigkeit, die mit einer Geldbuße bis zu 5.000 € bestraft werden kann.
• Es handelt sich jedoch nicht um eine Ordnungswidrigkeit, wenn Sie Ihre Rechnung rechtzeitig ausstellen, aber Ihre Rechnung nicht alle Pflichtangaben enthält oder der Vermerk über die Aufbewahrungspflicht fehlt. Wegen fehlender Angaben kann also kein Bußgeld festgesetzt werden.

Ausnahme bei Grundstücksvermietungen: die Pflicht, an Privatpersonen eine Rechnung auszustellen, besteht nach dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums nicht in den Fällen des § 4 Nr. 12 Satz 1 und 2 UStG, also bei der

• Vermietung und Verpachtung von Grundstücken und grundstücksgleichen Rechten,
• kurzfristigen Vermietung von Wohn- und Schlafräumen an fremde Personen, z. B. bei Hotels, Pensionen usw.,
• Vermietung von Parkplätzen,
• kurzfristigen Vermietung von Campingplätzen,
• Vermietung und Verpachtung von Maschinen und sonstigen Vorrichtungen (Betriebsvorrichtungen), die mit dem Grund und Boden verbunden sind.

Konsequenz: Wenn keine Rechnungen erstellt werden müssen, besteht beim Empfänger auch keine Pflicht, diese über zwei Jahre aufzubewahren. Das ist immerhin eine beachtliche Erleichterung, weil ansonsten jede Privatperson, die z. B. nicht jede Parkquittung zwei Jahre lang aufbewahrt, eine Ordnungswidrigkeit begehen würde, die eine Geldbuße von bis zu 500 € nach sich ziehen könnte.

Die Verpflichtung des Unternehmers, für Privatpersonen innerhalb von sechs Monaten Rechnungen zu erstellen, gilt nur bei Werklieferungen oder sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück. Ein Zusammenhang mit einem Grundstück liegt nach dem vorgenannten Schreiben des Bundesfinanzministeriums vor, wenn es sich um

• Bauleistungen im Sinne des § 13b UStG,
• planerische Leistungen, z. B. von Architekten, Vermessungsingenieuren usw.,
• Labordienstleistungen, z. B. die chemische Analyse von Baustoffen oder Bodenproben,
• Bauüberwachung und Prüfung von Bauabrechnungen,
• Durchführung von Ausschreibungen und Vergaben,
• Abbruch- und Erdarbeiten,
• Zurverfügungstellung von Baugeräten,
• Aufstellen von Material- und Bürocontainern,
• Aufstellen mobiler Toilettenhäuser,
• Entsorgung von Baumaterial, z. B. Schuttabfuhr,
• Gerüstbau,
• Gebäude- und Fensterreinigung,
• Instandhaltungs-, Reparatur- und Wartungsarbeiten an Bauwerken oder Teilen von Bauwerken, z. B. auch Heizungswartung,
• Anlage und Pflege von Grünlanlagen, Gärten und Bepflanzungen,
• Beurkundung von Grundstücksverträgen durch Notare,
• Vermittlungsleistungen der Makler bei Grundstücksveräußerungen und Vermietungen

handelt.

Hinweis: Der reine Verkauf von Baumaterial einschließlich Anlieferung, die Veröffentlichung von Immobilienanzeigen, die Rechts- und Steuerberatung in Grundstücksangegelegenheiten usw. sind keine Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken.

Ausstellungs- und Aufbewahrungspflichten

Sie müssen seit dem 01.08.2004 nicht nur

• bei Werkleistungen und sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken für Privatpersonen,
• sondern auch bei allen Leistungen, die Sie an einen anderen Unernehmer für dessen Unternehmen erbringen,

innerhalb von sechs Monaten Ihre Rechnung erstellen und an den Empfänger übersenden. Sie begehen somit auch dann eine Ordnungswidrigkeit, die mit bis zu 5.000 € bestraft werden kann, wenn Sie sich für ihre Rechnungen an andere Unternehmer mehr als sechs Monate Zeit lassen.

Der Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht ist - mit Ausnahme von Kleinbetragsrechnungen - jedoch nur bei Ihren Rechnungen an Privatpersonen erforderlich.

Privatpersonen, die Rechnungen über Werkleistungen und sonstige Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken erhalten, müssen die Rechnung und ihren Zahlungsbeleg zwei Jahre aufbewahren. Die Zweijahresfrist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Beispiel:

Sie haben am 06.10.2004 von einer Gebäudereinigungsfirma eine Rechnung über 116 € erhalten, die Sie am 14.10.2004 überwiesen haben. Die zweijährige Aufbewahrungsfrist beginnt am 01.01.2005 und endet am 31.12.2006. Sie müssen also die Rechnung und den Überweisungsbeleg bzw. den entsprechenden Kontoauszug bis zum 31.12.2006 aufbewahren.

Wer die Rechnungen nicht aufbewahrt, begeht eine Ordnungswidrigkeit, die mit einer Geldbuße bis zu 500 € bestraft werden kann. Das Bundesfinanzministerium äußert sich nicht dazu, ob und wie die Aufbewahrungspflicht bei Privatpersonen kontrolliert werden soll.

 

Tipp  Bei Werklieferungen und sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück müssen Sie Privatpersonen auf die Aufbewahrungspflicht hinweisen. Für Sie ist nicht immer erkennbar, ob der Leistungsempfänger Unternehmer oder Privatperson ist. Sie sollten, um auf der sicheren Seite zu sein, daher immer folgenden Text in Ihre Rechnungen aufnehmen: "Als Privatperson müssen Sie diese Rechnung zusammen mit dem Zahlungsbeleg zwei Jahre nach Ablauf des Rechnungsjahres aufbewahren."